Comment mettre les choses en ordre sans perdre son sang-froid

La méthode Getting Things Done (ou GTD) est basée sur la réflexion sur les résultats et la définition des «prochaines étapes». L'idée principale de GTD aide à définir clairement l'objectif, puis à chaque étape vers l'atteinte de cet objectif. La méthode convient à l'organisation de présentations au travail et à la planification des achats de Noël.

Chaque tâche doit être petite afin que vous puissiez la résoudre rapidement, et le manque de temps ou de motivation ne pourrait pas vous arrêter. Cette approche permet d'atteindre tous vos objectifs dans la vie, d'éviter le stress.

Lorsque vous organisez des projets à l'aide de la méthode GTD, vous serez toujours prêt à commencer à travailler sur la tâche immédiatement, indépendamment de ce qui se passe autour et où vous vous trouvez. GTD rend la prochaine étape si facile pour vous que vous ne voulez pas la reporter.

Dans ce livre, vous trouverez plusieurs outils simples que vous pouvez utiliser pour travailler efficacement et maintenir un esprit sobre; ainsi que des recommandations sur l'attitude à développer pour mettre en œuvre les principes de base de la DTG.

Votre cerveau est un outil de réflexion, pas un périphérique de stockage

Avoir du succès dans votre travail signifie être un bon organisateur. Cela est particulièrement important pour les travailleurs du savoir, pour qui jongler avec des dizaines de tâches et de projets est simultanément une réalité quotidienne. Des difficultés surviennent lorsque la frontière entre notre vie personnelle et professionnelle est floue. C'est parce que notre cerveau essaie de résoudre les problèmes non résolus et nous les rappelle au moment le plus inopportun - même si nous préférons les traiter plus tard.

Pour garder toutes les informations complexes sur la vie sous contrôle, beaucoup d'entre nous traitent notre cerveau comme un tiroir de bureau ou un ordinateur portable. Nous abusons de notre cerveau, le forçant à stocker toutes sortes d'informations. En nous bouchant la tête avec des informations sur des missions inachevées, des réunions à venir et d'autres engagements, nous gaspillons imprudemment la capacité de penser de notre cerveau, ce qui rend difficile de se concentrer sur le vrai travail.

Afin de travailler le plus efficacement possible, nous devons libérer notre esprit de tout ce qui n'est pas lié à la tâche que nous effectuons à un moment donné. Utilisez 100% de la capacité de votre esprit à vous concentrer sur la tâche.

Si vous voulez penser clairement, vous avez besoin d'un «panier de collecte de matériel» fiable qui vous dépasse

Notre cerveau a une propriété ennuyeuse - il ne nous laisse jamais oublier ce dont nous devons prendre soin. Nous sommes constamment «bombardés» de nouvelles informations, qui occupent également une place dans notre esprit. Chaque nouvelle idée, chaque souvenir et chaque problème que nous avons oublié de résoudre nous distrait de l'activité principale.

Utilisez toujours le soi-disant «panier de collecte de matériel»: un endroit en dehors de votre esprit où vous pouvez mettre toute information ou idée étrangère. Vous saurez exactement où trouver les informations plus tard, lorsque vous en aurez le temps. Cela vous permet de vous concentrer entièrement sur l'écriture d'une lettre, de parler avec un collègue ou de tondre la pelouse.

Votre «panier de collecte de matériel» peut être un bloc-notes, des listes sur votre ordinateur / téléphone ou même des boîtes dans lesquelles vous pouvez mettre des objets et des documents. Votre panier (ou vos paniers) de collecte de matériel doit être situé à proximité - il vous sera donc facile d'extraire des informations que vous auriez autrement accumulées dans votre esprit.

Sortez la poubelle - videz tous les "paniers" externes chaque semaine

Pour que le système fonctionne correctement, vous devez le prendre en charge. Prenez l'habitude de revoir et de vider le panier une fois par semaine. Le système «panier pour la collecte de matériel» fonctionne car il donne à l'esprit un repos avec la certitude qu'il ne perdra ni n'oubliera aucune information importante.

Si le système n'est pas mis à jour, il cesse d'être fiable et le cerveau devient alerte et cesse de lui faire confiance. Dès que cela se produit, le subconscient recommence à être distrait par des problèmes non résolus et des tâches inachevées. Vous devez examiner attentivement toutes vos tâches et mettre les choses en ordre, en vous guidant sur les règles suivantes:

• Rayez les tâches sans importance de la liste.
• Si vous pouvez résoudre le problème très rapidement (en deux minutes ou moins) - faites-le immédiatement.
• Conservez les informations importantes dans un endroit sûr. S'il s'agit d'une réunion, d'un projet ou d'une tâche spécifique, transférez-le dans la liste appropriée.
• Un «nettoyage du panier» régulier est le seul moyen d'assurer des performances fiables et d'éviter le stress.

Vider le «panier», trier le matériel par listes

Peu importe la différence entre le contenu de votre «panier», vous n'avez pas besoin de le classer et de le trier dans des «boîtes» ou des listes distinctes.

La plupart des listes de tâches ne fonctionnent pas car elles se transforment en «vinaigrette» de tâches, de pensées et d'informations. Les listes ne doivent inclure que des tâches spécifiques et réalisables, mais nous y écrivons tout sans distinction et il est donc très facile de perdre de vue les tâches individuelles réalisables.

Comment organiser les articles dans votre panier?

• Supprimez tout ce qui est insignifiant, résolvez de petites tâches et ajoutez des réunions ou des délais à votre calendrier.
• S'il s'agit d'un travail complexe (c'est-à-dire qu'il nécessite la mise en œuvre de plusieurs tâches spécifiques), incluez-le dans le projet avec un objectif clair.
• Toutes les autres tâches doivent être incluses dans la liste Actions suivantes.

La liste «Projets» donne un aperçu de tous vos projets en cours.

Les projets sont un élément clé de tout système d'amélioration de la productivité. Un projet est un résultat souhaité qui nécessite une action en plusieurs étapes. Pour déterminer à quelles tâches le projet devrait consister, imaginez le résultat que vous souhaitez atteindre et décrivez le résultat souhaité en une phrase. La réflexion sur le résultat aide à formuler des tâches spécifiques qui vous rapprocheront de la réalisation de l'objectif du projet.

La liste contient tous les projets qui devraient être achevés dans un avenir proche. Cela vous aidera à suivre et contrôler tous les projets en cours, à augmenter la productivité et à vous détendre.

En mettant à jour la liste chaque semaine, assurez-vous que chaque projet est planifié étape par étape. Toutes les actions qui composent le projet entrent dans la liste des "Actions suivantes". Ce sont des tâches spécifiques qui peuvent atteindre n'importe quel objectif.

Remplacez votre liste de tâches quotidiennes par votre calendrier et votre liste d'actions suivantes.

Les listes quotidiennes d'actualités sont inefficaces - elles déforment votre sens du temps, vous induisent en erreur et vous font croire que vous avez vraiment le temps de faire tout ce qui précède en une journée. Une telle planification irréaliste conduit à la déception, à la perte de temps et à l'échec de ce que vous faites à l'avance.

Une méthode beaucoup plus efficace consiste à travailler avec le calendrier et les listes d'actions suivantes. Le calendrier n'a qu'un seul objectif: enregistrer les rendez-vous. Tout ce qui est lié à un certain jour ou une certaine heure - une réunion ou une visite chez le médecin - doit être enregistré sur un calendrier.

Mettez toutes les autres tâches ou étapes spécifiques dans la liste Actions suivantes. Il vous permet de décider rapidement quelles tâches sont les plus pertinentes et si vous avez le temps de les résoudre.

Peu importe où vous vous trouvez, vous devriez toujours avoir une liste des «Actions suivantes» avec vous. Cela vous donnera la possibilité de choisir la tâche qu'il est logique de résoudre.

Si vous avez des tâches bien planifiées et présélectionnées, il ne vous sera pas difficile de décider laquelle est la plus judicieuse.Imaginez que vous êtes à l'aéroport et que votre vol est retardé d'une heure. Dans cette situation, demandez-vous:

• Quelle tâche dois-je choisir maintenant?
• Quelle tâche puis-je terminer dans le temps imparti?
• Pour quelle tâche ai-je suffisamment d'énergie à un moment donné?
• Quelle tâche a la plus haute priorité?

Si vous avez trop de tâches planifiées, il est judicieux de les répartir sur plusieurs listes et référentiels. Par exemple, une liste peut être stockée sur un smartphone et l'autre sur un ordinateur. Après avoir trié les tâches de cette façon, vous saurez laquelle vous pouvez effectuer lorsque vous êtes à votre bureau ou lors d'une réunion, ou en attendant à l'aéroport.

Les listes d'attente seront utiles lorsque vous travaillez avec d'autres personnes.

Tous les projets en cours doivent être répertoriés dans la liste des projets. Lorsque vous utilisez la liste «Actions suivantes», vous pouvez vous assurer que vous travaillez constamment sur des tâches, chacune d'entre elles rapprochant vos projets de leur achèvement.

Dans la plupart des cas, vous devez vous fier à d'autres personnes responsables des différentes parties de chaque projet. Mais cela ne signifie pas que vous devez abandonner le contrôle de l'avancement de vos projets.

Chaque fois que vous dépendez du travail d'autres personnes - vous attendez un rapport de quelqu'un pour continuer à travailler sur la présentation - cela vaut la peine de garder une liste de "En attente". Vous pouvez donc noter tout ce que d'autres personnes devraient vous fournir, ainsi que les délais.

En mettant à jour cette liste chaque semaine, vous verrez qui et comment fait son travail. Vous aurez une nouvelle tâche spécifique: rappeler à cette personne l'obligation.

Si cette tâche ne vous prend pas plus de deux minutes, faites-le immédiatement. Sinon, ajoutez-le à la liste "Actions suivantes" ou à l'une des listes les plus spécifiques et rappelez de manière conviviale à la personne que vous attendez toujours son rapport.

Enregistrer les informations d'un jour spécifique dans un calendrier ou un classeur

Vous pouvez planifier beaucoup de choses à l'avance, mais vous devez parfois attendre certaines informations avant de transformer les documents de votre «panier» en tâches ou réunions spécifiques.

Exemple. Si vous prévoyez une foire commerciale intéressante, vous voudrez peut-être attendre un peu et voir ses participants avant de décider s'il est logique d'y assister. Si ces informations ne sont pas disponibles à l'avance, il est préférable de reporter la décision.

Dans les cas où vous n'avez pas le choix et que vous devez tout planifier à la dernière minute, les stratégies suivantes vous seront utiles:

• Définissez-vous un rappel pour un jour spécifique du calendrier.
• Conservez un fichier qui vous aide à accéder aux bonnes informations au bon moment.

Un classeur est un système très précis et logique. Il se compose de 43 fichiers: 31 fichiers pour les jours du mois et 12 pour les mois de l'année. Chaque jour, vous pourrez vérifier vous-même les documents, rappels ou documents «envoyés».

Pour que le système fonctionne, vous devez l'utiliser et le mettre à jour quotidiennement, et c'est le plus difficile.

Pour les idées qui pourraient devenir pertinentes à l'avenir, ajoutez-les à la liste Une fois / Peut-être.

Cette liste comprend tout ce qui n'est pas dans les listes des "Actions Suivantes" ou "Projets", mais qui ne doit pas interférer dans la tête. La liste Une fois / Peut-être contient tout le matériel que vous n'avez pas encore transformé en idées ou tâches spécifiques. Ne sous-estimez pas ses bienfaits. Il vous permet de suivre les idées de projets qui pourraient être extrêmement importantes à l'avenir. Les idées de cette liste peuvent être divisées en groupes. Par exemple:

• «Voyages que j'aimerais faire»;
• «Vins que j'aimerais essayer»;
• "La musique que j'aimerais écouter."

Comme les «Prochaines étapes», les listes «Une fois / Peut-être» vous aideront à trouver les informations dont vous avez besoin au bon moment. Les listes sont plus fiables que votre propre mémoire.

La liste Une fois / Peut-être devrait être révisée et mise à jour régulièrement si vous voulez l'utiliser efficacement.

Un lieu de travail organisé et une révision hebdomadaire de votre système augmentent la productivité

Toutes les listes de matériaux doivent être accessibles depuis votre lieu de travail. Créez une «cabine de contrôle» - un système mobile fonctionnel pour accéder aux informations, où que vous soyez. Il est extrêmement important de créer une liste et un système de fichiers que vous pouvez emporter partout avec vous: même si vous êtes coincé à l'aéroport ou dans une tempête de neige, vous pouvez toujours être productif.

La technique GTD vous permet de vous sentir calme et de contrôler tous les projets en cours: suivez leur progression et assurez-vous qu'ils avancent.

Votre système de productivité doit toujours rester pertinent et complet. Votre esprit se détendra et ne pourra se concentrer pleinement sur la tâche que si vous faites confiance à votre système.

En examinant toutes vos listes chaque semaine, vous vous assurerez que votre système reste fonctionnel - chaque projet en cours est associé à au moins une «action suivante» dans une liste pertinente et facilement accessible. Vous aurez une idée générale de tout ce qui se passe. La révision permet de voir la «forêt» sans perdre de vue les «arbres».

Le temps que vous passez sur un examen hebdomadaire dépend du temps dont vous avez besoin pour vous sentir en sécurité et renforcer la confiance dans le système.

Planifiez votre examen hebdomadaire, comme le vendredi soir. Cela vous permettra de fermer votre travail et de partir pour le week-end avec la tête claire et un sentiment de contrôle.

La planification naturelle clarifie les objectifs et les prochaines étapes de vos projets

Le développement d'un projet est un processus peu naturel et illogique. Vous devez réfléchir et planifier toutes les étapes à l'avance, sans imaginer un objectif clair. Utilisez une méthode de planification naturelle qui reflète vos activités quotidiennes.

Un exemple d'action quotidienne: vous avez faim et vous vous fixez un objectif vague («je dois manger quelque chose»), puis spécifiez-le («je veux de la pizza»). À ce stade, plusieurs idées apparaissent dans votre tête sur la façon d'atteindre cet objectif («Je peux soit faire cuire des pizzas, soit les commander, soit aller au restaurant»). Toutes les mesures que vous devez prendre en cours de route deviennent évidentes.

Appliquez cette façon de penser à vos projets réels: commencez par la définition la plus précise de l'objectif. Cela ne fait jamais de mal de passer du temps à fixer des objectifs, car toutes les actions ultérieures en dépendront. Lorsque l'objectif est clair, votre esprit commencera automatiquement le brainstorming. Vous pouvez donc trouver les idées nécessaires pour atteindre l'objectif. Une bonne tactique consiste à lancer un remue-méninges de l'extérieur; par exemple, notez et enregistrez vos idées sur papier.

Une fois que vous avez rassemblé toutes vos idées, vous devez les organiser et les regrouper, puis déterminer les actions spécifiques nécessaires pour mener à bien le projet.

La planification naturelle clarifie considérablement le travail sur le projet et le rend intéressant, rapide et intuitif.

La chose la plus importante

Comment travailler efficacement et l'esprit clair?

• Votre cerveau est un outil de réflexion, pas un périphérique de stockage. Si vous voulez penser clairement, vous avez besoin d'un «panier de collecte de matériel» fiable en dehors de votre esprit.
• Sortez la poubelle - videz tous les "paniers" externes chaque semaine.
• Lors du tri des "paniers", triez le matériel selon des listes thématiques.

Outils simples composant la méthode GTD

• La liste «Projets» donne un aperçu de tous vos projets en cours.
• Utilisez le calendrier et les listes d'actions suivantes au lieu d'une liste de tâches quotidiennes.
• Les listes d'attente sont très utiles lorsque vous travaillez avec d'autres personnes.
• Enregistrez les informations d'un jour spécifique dans un calendrier ou un classeur.
• Toutes les idées potentiellement intéressantes devraient être incluses dans la liste Une fois / Peut-être.
• Un lieu de travail organisé et un examen hebdomadaire de votre système sont indispensables pour un travail productif.

Comment mettre en œuvre les principes de base de GTD?

La planification naturelle clarifie les objectifs et les prochaines étapes de vos projets et facilite leur travail.